Kun kilpailutat webinaari- tai striimaustuotantoa, et osta vain kameroita ja mikrofoneja. Valitset toimintamallin, jonka varassa verkkotilaisuuksianne toteutetaan mahdollisesti useiden vuosien ajan.
Hinta on tärkeä peruste, ja niin kuuluukin. Hintoja voi kuitenkin verrata järkevästi vain silloin, kun tarjoajat hinnoittelevat samanlaista palvelua. Jos tarjouspyyntö jättää paljon auki, halvin tarjous on usein myös kevyin toteutus. Määrittele siis ensin tarvittava palvelutaso ja vertaile hintoja vasta sen jälkeen.
Pitkän sopimuskauden aikana tarvitaan yleensä monenlaisia toteutuksia, esimerkiksi:
Kuvaa jokaisesta ainakin kesto, toteutuspaikka, esiintyjien ja kameroiden määrä, tarvittava henkilöstö, lähetysalusta sekä tallenteeseen ja tekstitykseen liittyvät tarpeet. Mitä tarkemmin tuotanto on kuvattu, sitä paremmin tarjoukset ovat vertailtavissa.
Sanat "webinaarituotanto" ja "striimauspalvelu" tarkoittavat eri toimittajille eri asioita. Yksi laskuttaa pelkän lähetyksen, toinen sisällyttää hintaan suunnittelun, projektinhallinnan ja tallenteen.
Kirjaa tarjouspyyntöön, mitä paketti sisältää. Tarkistettavia asioita ovat esimerkiksi:
Pyydä tarjoajaa kertomaan myös, mitä hinta ei sisällä. Silloin edullinen perushinta ei muutu sopimuskauden aikana lisälaskujen sarjaksi.
Vertailun kannattaa vastata sitä, miten palvelua oikeasti käytetään. Jos järjestätte studiowebinaareja usein, niiden hinnan pitää painaa vertailussa enemmän kuin harvinaisten hybriditilaisuuksien.
Pyydä sitovat hinnat myös lisäpalveluille, joita tulette todennäköisesti tarvitsemaan:
Perustuotannon hinta yksinään ei kerro, kuka toimittajista on koko sopimuskauden edullisin.
Kirjaa tarjouspyyntöön, mitkä asiat kuuluvat tilaajalle ja mitkä tuotantokumppanille. Tyypillisesti tilaaja tai sen viestintäkumppani vastaa tavoitteista, sisällöstä, esiintyjistä, kutsuista ja markkinoinnista. Tekninen kumppani vastaa suunnittelusta, kuvasta, äänestä, valaistuksesta, lähetyksestä ja tallenteista. Selkeä työnjako auttaa tarjoajia mitoittamaan työnsä oikein, ja se pitää myös asiakkaan ja viestintätoimiston roolit selvinä.
Studio Linjat toimii tuotannoissa teknisenä kumppanina. Liitymme asiakkaan tai viestintätoimiston suunnittelemaan kokonaisuuteen ja huolehdimme, että tekninen toteutus toimii sovitusti.
Monivuotisessa sopimuksessa arjen sujuvuus on iso osa palvelun laatua. Määrittele kilpailutuksessa:
Nimetty yhteyshenkilö ja selkeä prosessi vähentävät tilaajan omaa työtä, ja pitkällä sopimuskaudella ero näkyy myös kustannuksissa.
Studio Linjoilla asiakas puhuu suoraan tuotannosta vastaavien ihmisten kanssa. Työ ei jää kasvottoman tilausjärjestelmän tai vaihtuvan henkilöstön varaan.
Jos laadun halutaan vaikuttavan valintaan, sen täytyy näkyä kilpailutuksen rakenteessa. Pisteytettäviä asioita voivat olla esimerkiksi:
Vaihtoehto on asettaa vähimmäisvaatimukset ja verrata hintoja vain niiden tarjoajien kesken, jotka ne täyttävät. Silloin halvin tarjous on edullisin vaatimukset täyttävä kokonaisuus, ei suppein palvelu.
Kilpailutuksessa huomio menee helposti kameroihin ja kuvan tarkkuuteen. Katsojalle ääni on usein vähintään yhtä tärkeä. Kaikuva, epäselvä tai voimakkuudeltaan vaihteleva puhe tekee hyvästäkin sisällöstä raskasta seurata.
Kysy toimittajalta esimerkiksi:
Ääni on yksi Studio Linjojen vahvimmista osaamisalueista. Suunnittelemme kuvan ja äänen yhtenä kokonaisuutena, emme kameran ohessa syntyvänä sivutuotteena.
Saavutettavuus on helpointa ottaa mukaan heti alussa. Tarjouspyynnössä voi määritellä esimerkiksi, mitkä tallenteet tekstitetään, millä kielillä, milloin valmis tallenne toimitetaan ja miten nimet ja erikoissanasto tarkistetaan. Mieti myös, tarvitaanko erillisiä tekstitystiedostoja tai suoran lähetyksen tekstitystä tai tulkkausta.
Mieti samalla, mitä tallenteilla tehdään lähetyksen jälkeen. Yhdestä webinaarista voi syntyä siistitty tallenne, puhujakohtaisia videoita, tekstitetty koulutusvideo tai lyhyitä nostoja eri kanaviin. Kun jatkokäyttö on tiedossa ennen tuotantoa, materiaali osataan kuvata ja tallentaa oikein heti ensimmäisellä kerralla.
Yksikköhintojen lisäksi kokonaistaloudellisuuteen vaikuttavat:
Edullisin tuotantokumppani ei siis aina ole se, joka ilmoittaa halvimman yksikköhinnan.
Hyvä kilpailutus määrittelee tarvittavan palvelutason, tekee tarjouksista vertailukelpoisia ja etsii vasta sitten toimittajan, joka pystyy toteuttamaan kokonaisuuden luotettavasti ja kustannustehokkaasti koko sopimuskauden ajan. Autamme mielellämme tarjouspyynnön teknisen osuuden määrittelyssä.
Studio Linjat toteuttaa webinaarit, suorat lähetykset, hybriditapahtumat ja niihin liittyvät tallenteet. Tuotanto onnistuu studioillamme Helsingin Kalliossa, asiakkaan tiloissa tai muussa tapahtumapaikassa. Palveluun voi kuulua tekninen ennakkosuunnittelu, henkilökohtainen projektinhallinta, kuva, ääni ja valaistus, etäpuhujat, striimaus ja tallennus, editointi, tekstitys sekä julkaisuvalmiiden tiedostojen toimitus. Olemme myös julkishallinnon yhteishankintayksikkö Hanselin sopimustoimittaja.
Työskentelemme teknisenä toteuttajana myös viestintä-, tapahtuma- ja mainostoimistojen kanssa. Kumppanimme voi vastata sisällöstä, konseptista ja asiakkaasta, kun me hoidamme tekniikan.
Ota yhteyttä:
Janne Aulavuori, tuotantopäällikkö
050 479 7341
janne.aulavuori@studiolinjat.fi
Kuinka monta tarjousta kannattaa pyytää?
Yleensä kolme tai neljä riittää. Sitä useampi tarjous ei välttämättä paranna vertailua, mutta kasvattaa sekä tilaajan että tarjoajien työtä. Tärkeämpää kuin määrä on, että tarjouspyyntö on kaikille sama ja riittävän tarkka.
Mitä webinaarituotannon tarjouspyynnössä tulisi kertoa?
Ainakin tilaisuuden tyyppi, kesto, toteutuspaikka, esiintyjien ja etäpuhujien määrä, lähetysalusta sekä tallenteen, editoinnin ja tekstityksen tarpeet. Kerro myös arvio tuotantojen määrästä sopimuskauden aikana, sillä se vaikuttaa hinnoitteluun.
Paljonko webinaarituotanto maksaa?
Hinta riippuu esimerkiksi tuotannon kestosta, kameroiden ja henkilöstön määrästä, toteutuspaikasta ja jälkituotannosta. Siksi kiinteää hintaa on vaikea antaa ilman tietoa tilaisuudesta. Pyydä tarjous samalla kuvauksella useammalta toimittajalta, niin näet, mitä hintaan kuuluu.
Kannattaako kilpailuttaa yksittäinen tapahtuma vai tehdä pidempi sopimus?
Jos tilaatte verkkotilaisuuksia säännöllisesti, pidempi sopimus on usein kannattava. Se vähentää uuden toimittajan perehdyttämistä ja tekee yhteistyöstä sujuvampaa. Yksittäistä isoa tapahtumaa kannattaa kilpailuttaa erikseen.
Mistä tietää, onko tarjous liian halpa?
Vertaa, mitä hintaan sisältyy. Epäselvästi kuvatut paketit, puuttuva projektinhallinta tai tekstitys ja avoimeksi jätetyt lisäpalveluiden hinnat voivat tarkoittaa, että lasku kasvaa myöhemmin. Pyydä tarjoajaa kertomaan myös, mitä hinta ei sisällä.
Pitääkö videotuotanto kilpailuttaa julkisena hankintana?
Julkisen sektorin organisaatioita koskee hankintalaki, ja kilpailuttamisen tapa riippuu hankinnan arvosta. Tarkista menettely oman organisaationne hankintayksiköltä tai hankintaohjeista.
