Kun puhumme verkko- ja hybiritapahtumista, tarkoitamme muun muassa tapahtumastriimejä, verkkokoulutuksia, henkilöstöinfoja ja tapahtumia, joissa osa yleisöstä tulee mukaan paikan päälle ja toinen osa yleisöstä osallistuu tapahtumaan verkossa. - Studio Linjat
Viime vuosina verkko- ja hybriditapahtumat ovat nousseet keskiöön erityisesti ammattitapahtumien kohdalla. Ne tarjoavat mahdollisuuden osallistua riippumatta maantieteellisestä sijainnista, mikä on lisännyt tapahtumien saavutettavuutta merkittävästi.
Tapahtuman järjestäjälle tämä asettaa kuitenkin uusia haasteita: Mistä saadaan tapahtuman tarpeisiin sopivat tekniset puitteet? Miten katsojat sitoutetaan pysymään tapahtumassa alusta loppun, tai minkälaisia alustoja tarvitaan vuorovaikutuksen lisäämiseksi?
1. Tavoitteiden määrittely: Miksi järjestät tapahtuman?
Tapahtuman suunnittelun lähtökohtana tulisi aina olla selkeä käsitys siitä, mitä tavoittelet. Haluatko esimerkiksi tiedottaa, kouluttaa vai viihdyttää yleisöä? Tavoitteen kirkastaminen auttaa sitouttamaan katsojat ja jälkeenpäin myös arvioimaan tapahtuman onnistumista.
Aseta mitattavia tavoitteita. Jos tarkoituksena on esimerkiksi tiedottaa, mieti, millä tavoin voit arvioida viestisi menneen perille. Esimerkiksi palautekysely tai jälkimarkkinoinnissa jaettu materiaali voivat antaa hyvää tietoa siitä, miten tavoite täyttyi.
2. Tunne kohderyhmäsi: Kuka katsoo ja mitä he odottavat?
Yleisön tunteminen on tärkeä osa onnistunutta tapahtumaa. Sinun tulisi ymmärtää, mitä kohderyhmäsi odottaa ja mitä he tapahtumasta hakevat. Minkälaiset sisältömuodot toimivat juuri heille? Mieti myös, onko yleisö tottunut käyttämään teknologiaa ja millaiset työkalut heillä on käytössään.
Voit selvittää heidän tarpeitaan ja odotuksia ennakkoon esimerkiksi lähettämällä lyhyen kyselyn ennen tapahtumaa ja hyödyntää vastauksia tapahtumasi suunnittelussa.
3. Tapahtumateknologian hallinta: Varmista tekniset valmiudet
Tekniikka on yksi tärkeimmistä tekijöistä onnistuneessa verkkotapahtumassa, eikä sen tärkeyttä voi korostaa liikaa. Testaa siis etukäteen käyttämäsi alustat, mukaan lukien lähetystekniikka, kyselyt, etäyhteydet ja chat-toiminnot. Monet osallistujat eivät välttämättä ole tuttuja käytettävän teknologian kanssa, joten on tärkeää, että osaat opastaa heitä tarvittaessa.
Studio Linjat tarjoaa muun muassa monikameratuotantoa, teknologian etäyhteyden käyttöön, teleprompterin ja green screen -mahdollisuuden, joita asiakkaat hyödyntävät usein. Näiden käyttö on hyvä testata etukäteen videoammattilaisten kanssa.
4. Sisällön huolellinen suunnittelu: Muista vuorovaikutus ja draaman kaari
Varsinkin pitkät verkkotapahtumat vaativat tarkkaa suunnittelua, jotta katsojat pysyvät mukana alusta loppuun. Lisää ohjelmaan kinnostavuutta ja vaihtelua erilaisten formaattien avulla, joita ovat esimerkiksi asiantuntijapuheenvuorot, haastattelut ja paneelikeskustelut. Ohjelman hyvä juoksutus ja vaihtelu puheenvuorojen dynamiikassa pitävät osallistujien kiinnostusta yllä.
Älä unohda vuorovaikutusta yleisön kanssa. Esimerkiksi kyselyt, äänestykset ja viestiseinät auttavat osallistamaan yleisöä ja samalla annat heille mahdollisuuden olla osa tapahtumaa.
5. Ennakkomarkkinointi: Houkuttele katsojat mukaan
Valitse yleisöllesi sopivimmat markkinointikanavat. Yrityksille kohdistetuissa tapahtumissa voivat toimia esimerkiksi tiiserivideot sosiaalisessa mediassa, tiedotteet yrityksen sisäisissä kanavissa tai viestit olemassa olevalle asiakasrekisterille.
Lähetä ilmoittautuneille ennen tapahtumaa muistutusviesti, jossa kerrot tapahtuman ajankohdan ja annat selkeät ohjeet osallistumiseen. Tämä varmistaa, että yleisö on valmis ja tietoinen kaikista yksityiskohdista ennen lähetyksen alkua.
6. Panosta tekniseen toteutukseen: Laadulla on väliä
Mikään ei ole osallistujalle ärsyttävämpää kuin katkeileva lähetys, tai huono äänenlaatu. Varmista siis aina, että tekniikkasi takaa hyvän kuvanlaadun, selkeän äänen ja stabiilit yhteydet.
Tekniikkaan panostaminen ei tarkoita sitä, että sinun tulisi olla valaistuksen, tai verkkoyhteyksien asiantuntija. Huolehdi kuitenkin siitä, että tapahtuman tekninen kumppani pystyy tarjoamaan sinulle toimivat ratkaisut, joilla mahdolliset ongelmat taklataan.
Yhteistyö osaavan teknisen kumppanin kanssa voi pelastaa monia tilanteita, sillä he hallitsevat valaistuksen, verkkoyhteydet ja muut oleelliset elementit. Esimerkiksi Studio Linjoilla henkilökunta on mukana lähetyksissä tarjoten asiakkailleen laajan teknisen tuen.
7. Jälkimarkkinointi: Kiitosviestit ja materiaalit
Lähetä osallistujille kiitosviesti, johon liität esitysmateriaalit. Tämä on peruskohteliaisuus ja antaa yleisölle mahdollisuuden palata tärkeimpiin kohtiin vielä tilaisuuden jälkeenkin. Tallenteiden jakaminen on tehokas tapa kasvattaa yleisöä tapahtuman jälkeen ilman merkittävää lisäresurssointia. Tekstityksellä voit parantaa tallenteen saavutettavuutta. Voit myös kertoa yleisöllesi tulevista tapahtumista tai jopa liittää suoran ilmoittautumislinkin seuraavaan tilaisuuteen.
Studio Linjojen studiot sijaitsevat Kuntatalon kokous- ja kongressikeskuksessa Kalliossa, jossa on eri kokoisia tiloja aina 250 henkilön luentosaliin saakka. Saat samasta paikasta Studio Linjojen videopalvelut ja studiotilat, sekä mahdolliset muut tarvitsemasi tapahtumatilat. Voit tilata tapahtumatarjoilut ja kokouspaketit Dylan Linjojen menusta.
Meillä Studio Linjoilla on vuosien kokemus video- ja audiotuotantojen tekemisestä asiantuntijaorganisaatioiden tarpeisiin. Tarjoamme ensiluokkaiset puitteet ja autamme sinua tavoittamaan yleisösi striimauksen ja videon keinoin.
Kirjoittaja toimii tapahtuma- ja markkinointituottajana KL-Kustannus Oy:ssa.
